Alors que le monde professionnel navigue collectivement dans le mouvement de retour au bureau, une dure vérité est en train d’être révélée :
La plupart des entreprises peinent à créer un environnement de bureau dans lequel les gens ont envie de travailler.
Ce n’est pas une surprise. Pour la plupart des entreprises, il ne s’agit pas de leur compétence principale, mais d’une autre chose qu’elles doivent découvrir.
Mais c’est là que les choses se compliquent.
Transformer une coquille vide en un lieu de travail qui stimule l’engagement nécessite une stratégie, des systèmes et une infrastructure. La courbe d’apprentissage est raide.
Chez Espace iQ, nous avons passé plus d’une décennie à résoudre un problème pour lequel la plupart des entreprises n’ont pas été conçues.
Cet article jette un coup d’œil sous le capot. Car lorsque vous enlevez les surfaces polies, voici ce qu’il faut réellement pour construire un espace de travail qui fonctionne.
Les environnements de travail de qualité ne se construisent pas selon une formule toute faite
Nos équipes sur le terrain à Toronto, Vancouver, Montréal et Ottawa ont récemment partagé ce qui encourage vraiment les gens à revenir au bureau.
La réponse?
Elle varie d’un marché à l’autre, mais dans tous les cas, elle se résume à une exécution réfléchie.
Près de la moitié des Canadiens affirment que leur lieu de travail actuel ne répond pas à leurs besoins – 47 % selon notre enquête nationale.
Et lorsque le bureau ne favorise pas la performance, les gens se retirent.
On ne peut pas forcer l’engagement au travail avec des avantages superficiels ou des solutions universelles.
Ce qui incite une personne à se rendre au bureau à Montréal peut être différent de ce qui fonctionne à Vancouver.
Chaque moment de fluidité – qu’il s’agisse d’un problème technique résolu en quelques minutes ou d’une atmosphère énergisante où les gens sont au premier plan – est appuyé par une structure.
Chez Espace iQ, par exemple, cette structure comprend les éléments suivants
- Des programmes de formation dispensés par Rise
- Des procédures opérationnelles normalisées cohérentes
- Un processus d’intégration structuré
- Des boucles de rétroaction internes qui permettent à chaque site d’évoluer.
Ce qui semble facile de l’extérieur est en fait le fruit d’années de perfectionnement opérationnel.
Et plus on y regarde de plus près, plus les choses deviennent claires : les expériences de bureau exceptionnelles ne sont pas le fruit de tendances.
Elles sont créées de processus, de systèmes et de la capacité à s’adapter aux besoins réels des employés.
L’aménagement du lieu de travail doit donner la priorité aux personnes, pas seulement à l’esthétique
D’après notre enquête, les professionnels affirment à une écrasante majorité que le fait de disposer d’un environnement propice à l’accomplissement de leur travail est une motivation essentielle pour revenir – 92 % d’entre eux selon notre enquête nationale.
C’est pourquoi nous envisageons le design d’une manière un peu différente.
Nous ne concevons pas pour le spectacle. Nous concevons pour la fluidité, la concentration et la fonction.
Pour cela, il faut d’abord comprendre comment les professionnels utilisent réellement l’espace. Nos aménagements favorisent l’intimité, les déplacements et les interactions occasionnelles.
Nous sommes obsédés par des choses aussi granulaires que :
- L’endroit où votre regard se pose lorsque vous entrez
- La distance à parcourir pour prendre un café ou participer à une réunion
- S’il y a un coin tranquille disponible quand vous en avez besoin
- L’équilibre entre les sièges souples et durs et les zones ouvertes et fermées.
Le design n’est pas seulement une question d’esthétique. Il s’agit de faire en sorte que les gens se sentent bien – calmes, compétents et maîtres de leur journée de travail.
Les expériences cohérentes doivent être contrebalancées par une exécution locale
Chaque site d’Espace iQ reflète son contexte. Nous ne copions pas et ne collons pas les espaces – nous les créons en fonction des villes, des bâtiments et des communautés.
Mais si chaque espace semble distinct, tous partagent la même base fondamentale : une hospitalité solide, des opérations structurées, des attentes partagées et des équipes très performantes formées de la même manière.
C’est ce qui rend notre modèle évolutif sans être générique. C’est ainsi que nous restons flexibles sans perdre notre avantage.
L’engagement doit être intégré dans l’expérience quotidienne
L’engagement sur le lieu de travail n’est pas quelque chose qui se produit après coup. C’est le résultat de chaque décision que nous prenons.
Les données de notre enquête nationale montrent ce que les gens attendent de leur espace de travail :
- Des environnements qui les aident à donner le meilleur d’eux-mêmes
- Des options adaptées à leur style de travail personnel
- Une culture de la connexion et non de la coercition
- L’accès à des espaces qui s’adaptent à leurs commentaires
C’est pourquoi nous intégrons la diversité dans nos espaces : sièges souples, bureaux privés, bureaux dédiés, salons de coworking, salles de réunion et cabines téléphoniques, et nous veillons à ce que notre personnel soit formé pour faire évoluer ces espaces au fil du temps en fonction des besoins réels des membres.
L’infrastructure en coulisses rend tout cela possible
Selon notre enquête, 34 % des professionnels canadiens affirment que leur lieu de travail n’a pas créé un environnement encourageant ou agréable.
La différence réside souvent dans les éléments invisibles, c’est-à-dire l’infrastructure en coulisses qui fait que la journée se déroule sans heurts plutôt que dans la tension.
Lorsque quelque chose fonctionne parfaitement, qu’il s’agisse d’un accès rapide à Internet ou d’une salle de réunion parfaitement préparée, il s’agit rarement d’un accident.
À Espace iQ, nous avons mis en place une infrastructure pour offrir ces moments de manière fiable. Cela signifie que :
- Embaucher avec intention
- Former dans un but précis
- Intégrer l’hospitalité dans les flux de travail quotidiens
- Donner aux membres de notre équipe les outils et l’autonomie nécessaires pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent visibles.
Les bonnes expériences au bureau doivent être intuitives. Mais elles ne sont jamais le fruit du hasard.
Et pour ceux qui regardent de l’extérieur, il est facile de sous-estimer tout ce qui se passe sous la surface.
Le défi des bureaux indépendants pour la plupart des organisations
Parfois, nos membres atteignent une taille ou un stade où ils se demandent : pourrions-nous construire notre propre version de ceci ?
C’est une question légitime. Et nous soutiendrons toujours la croissance. Mais nous croyons aussi qu’il faut montrer ce qu’il faut vraiment faire :
- Embauche, formation et fidélisation d’une équipe interne
- Créer des procédures opérationnelles normalisées pour chaque processus, et pas seulement pour les processus visibles
- Gérer l’infrastructure technique, les fournisseurs et les contrats
- Construire un espace qui convienne à plusieurs styles de travail à la fois
- Maintenir la cohérence sans supervision centrale
C’est possible, mais c’est complexe, permanent et exigeant en termes de ressources.
Nous avons passé plus de 13 ans à élaborer le playbook des charges des bureaux de l’iQ, et nous continuons à l’améliorer.
Vous pourriez créer votre propre version.
Mais la question qui se pose est la suivante : voulez-vous construire la machine ou voulez-vous bénéficier de son fonctionnement ?
En d’autres termes : s’agit-il de votre compétence principale ?
Si ce n’est pas le cas, vous finirez par consacrer des ressources internes, du temps et de l’énergie à quelque chose qui vous détournera de vos véritables objectifs commerciaux.
Vous voulez des résultats, pas des frais généraux ?
Chez Espace iQ, nous sommes transparents sur le fonctionnement de nos espaces. Et nous sommes heureux de partager les stratégies qui les réalisent.
Mais dans la plupart des cas, les gens ne veulent pas suivre le playbook. Ils veulent bénéficier de ce qu’il produit : des espaces prêts à fonctionner, un service réactif et des équipes qui apprécient réellement de venir travailler.
Si vous voulez en faire l’expérience par vous-même, réservez une visite à un Espace iQ proche de vous. Nous vous montrerons à quoi ressemble le playbook des charges dans la pratique et pourquoi il fonctionne.
