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Politiques de confidentialité et d’accessibilité

Nous accordons de l’importance à votre vie privée et nous nous engageons à la protéger. Notre politique garantit que vos informations sont traitées avec soin et conformément aux normes de protection de la vie privée.
iQ Office Suites Holdings Inc. ainsi que ses sociétés affiliées et filiales (collectivement, « l’entreprise », « nous » ou « notre ») accordent une grande importance à votre vie privée et s’engagent à protéger vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels dans le cadre de nos interactions avec vous, y compris lorsque vous utilisez nos services, visitez notre site web ou interagissez avec nos partenaires et affiliés.

Cette politique explique les types de renseignements que nous pouvons recueillir à votre sujet, comment nous les utilisons, ainsi que les choix qui s’offrent à vous quant à la gestion de vos renseignements. Nous visons à être transparents quant aux données que nous recueillons, aux raisons pour lesquelles nous les collectons et à la façon dont nous protégeons votre vie privée. Nous respectons les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée ainsi que les meilleures pratiques internationales, en veillant à ce que vos renseignements personnels soient traités de manière responsable et conforme aux exigences légales.

En accédant à notre site web, en utilisant nos services ou en interagissant autrement avec Espace iQ, vous acceptez les modalités énoncées dans la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas nos politiques et pratiques, vous devez vous abstenir d’utiliser notre site web ou nos services.

QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL?

Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée définissent les « renseignements personnels » comme toute information concernant une personne identifiable, incluant les données qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier, de joindre ou de localiser une personne.

RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

Nous pouvons recueillir divers types de renseignements personnels et non personnels dans le cadre de nos interactions avec Espace iQ.

Renseignements personnels ou liés à l’entreprise

Coordonnées

    • Nom complet

    • Adresse courriel
    • Numéro de telephone
Renseignements sur l’adresse

    • Adresse postale

Renseignements de facturation

    • Détails de facturation

    • Informations liées à la carte de paiement
Renseignements professionnels
    • Titre du poste
    • Affiliation à une entreprise
Pièces d’identité

    • Pièce d’identité délivrée par le gouvernement

Renseignements non personnels

Données démographiques

    • Âge

    • Genre

    • Emplacement

Renseignements techniques
    • Adresse IP
    • Type et version du navigateur
Renseignements sur l’appareil

    • Ordinateur

    • Téléphone intelligent

    • Tablette

Données d’utilisation
    • Pages consultées
    • Temps passé
    • Interactions avec l’emplacement

Renseignements techniques et données automatisées

Témoins (cookies) et technologies de suivi
    • Nous utilisons des témoins, des pixels espions (balises web) et d’autres technologies similaires pour recueillir des données sur vos interactions avec notre site web et nos services.

Renseignements sur l’appareil

    • Les renseignements sur le type d’appareil, le système d’exploitation et la version du navigateur sont recueillis automatiquement.
Données de journal (log data)
    • Renseignements concernant les interactions avec nos services, incluant l’adresse IP, les pages visitées et le temps passé sur notre site web.

COMMENT NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS

Nous recueillons vos renseignements par le biais de diverses interactions avec Espace iQ :
Interactions directes
    • Renseignements que vous fournissez lors des inscriptions, des transactions et des échanges avec le service à la clientèle.
Technologies automatisées
    • Par l’utilisation de témoins (cookies), de fichiers journaux (log files) et d’outils d’analyse de site web.
Sources tierces
    • Renseignements fournis par des affiliés, des partenaires de services et des intégrations.

COMMENT NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS

Nous utilisons les renseignements recueillis à diverses fins, notamment :
Fourniture de services et soutien
    • Fournir, exploiter et maintenir les services d’Espace iQ.
    • Traiter la facturation et les paiements.
    • Offrir du soutien à la clientèle et répondre aux questions, préoccupations et demandes.
Amélioration de l’expérience utilisateur
    • Personnaliser votre expérience et améliorer nos services.
    • Optimiser notre site web et nos autres interfaces utilisateurs.
    • Mieux comprendre vos préférences et interactions.
Marketing et communications
    • Réaliser des audits, des activités juridiques et de conformité.
    • Proposer des offres et des informations pertinentes selon vos intérêts.
Conformité et obligations légales
    • Effectuer des activités de vérification, de conformité et juridiques.
    • Se conformer aux lois et exigences réglementaires locales, provinciales et fédérales.
Analytique et développement des affaires
    • Mener des recherches et des analyses pour améliorer l’efficacité de nos services.
    • Réaliser des audits internes, des analyses commerciales et des initiatives d’amélioration opérationnelle.

PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels, mais nous pouvons les partager avec des tiers dans les situations suivantes :
Affiliés et partenaires
    • Partage des données au sein d’Espace iQ et de ses sociétés affiliées pour assurer la prestation fluide de nos services.
Fournisseurs de services
    • Partage de renseignements avec des fournisseurs externes et des sous-traitants qui nous assistent dans les domaines suivants : infrastructure informatique et soutien web, opérations du service à la clientèle, marketing et analyses.
Divulgations légales et réglementaires
    • Partage de renseignements requis par la loi, une ordonnance judiciaire ou une procédure légale.
    • Collaboration avec les forces de l’ordre, les autorités réglementaires et les instances judiciaires.
Transferts d’entreprise
    • En cas de fusion, acquisition, faillite ou vente d’actifs de l’entreprise.

VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ

Accès, correction et suppression
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, en demander la correction ou la suppression.
    • Comment faire une demande de modification: Envoyez un courriel à info@iqoffices.com
    • Vérification: Une vérification d’identité peut être exigée pour traiter votre demande.
Désabonnement aux communications marketing

Vous pouvez vous désabonner des communications marketing en cliquant sur le lien « se désabonner » dans nos courriels ou en communiquant avec notre équipe de soutien.

Témoins (cookies) et suivi

    • Vous pouvez contrôler l’utilisation des témoins dans les paramètres de confidentialité de votre navigateur.
    • La désactivation des témoins peut affecter le fonctionnement de certains services et fonctionnalités de notre site web.

CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire afin de :
    • Fournir nos services

    • Respecter nos obligations légales

    • Répondre aux besoins commerciaux et opérationnels
Lorsque les données ne sont plus requises, nous les supprimons ou les rendons anonymes de manière sécurisée afin d’en garantir la confidentialité.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous mettons en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos données :
Sécurité physique

    • Contrôles d’accès sécurisés dans nos installations.

Sécurité numérique
    • Chiffrement des transactions, journaux d’accès et correctifs de sécurité réguliers.
Mesures administratives
    • Vérifications régulières, contrôles internes stricts et formation du personnel.

Bien que nous utilisions des mesures de sécurité appropriées, aucun mode de transmission ou de stockage de données sur Internet n’est entièrement sécurisé. Vous transmettez vos données à vos propres risques.

MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques, nos obligations légales ou nos opérations commerciales. En cas de modification, nous vous en informerons :
    • En publiant la politique mise à jour sur notre site web, accompagnée d’une nouvelle date de « Dernière mise à jour»
    • Par courriel, dans le cas de changements importants

En continuant à utiliser nos services après une mise à jour, vous reconnaissez et acceptez les modifications apportées.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DES ENFANTS

Espace iQ ne collecte pas sciemment de données personnelles auprès de personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous êtes un parent ou un tuteur et pensez que votre enfant nous a transmis des données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse info@iqoffices.com. Nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces données.

Cette politique vise à répondre aux exigences des Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, Règlement de l’Ontario 429/07, en vertu de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Elle s’applique à la prestation de biens et services aux Membres, invités et autres tiers.

DÉCLARATION D’ENGAGEMENT

Chez Espace iQ, nous nous engageons à assurer un accès équitable et une participation pleine et entière aux personnes en situation de handicap. Nous nous efforçons d’offrir les mêmes possibilités d’accès à nos biens et services, dans le respect de la dignité, de l’autonomie et de l’inclusion.
Nous respectons les exigences prévues par la LAPHO et le Règlement sur les normes d’accessibilité intégrées (RNAI). En tant qu’organisation, nous assumerons nos responsabilités dans les domaines suivants : communication, appareils fonctionnels, personnes de soutien, animaux d’assistance, avis de perturbations temporaires, formation des employés, rétroaction et modification des politiques.

POLITIQUE

Prestation de biens et services

Nous nous engageons à faire en sorte que nos politiques, pratiques et procédures respectent les principes de dignité, d’autonomie, d’intégration et d’égalité des chances, notamment :
    • Assurer à tous les Membres et invités une qualité de service équivalente.
    • Permettre aux personnes handicapées d’accéder à nos biens et services selon le mode de leur choix, pourvu qu’aucun risque pour la sécurité ne soit posé.
    • Offrir des méthodes alternatives afin de garantir un accès équivalent à nos services.
    • Tenir compte des besoins individuels lors de la prestation de biens et services.
    • Communiquer de façon efficace et respectueuse avec les personnes en situation de handicap.

Appareils fonctionnels

Les personnes en situation de handicap peuvent utiliser leurs propres appareils fonctionnels pour accéder aux services d’Espace iQ.
Lorsque l’utilisation d’un appareil fonctionnel présente un risque pour la sécurité (ex. : une bonbonne d’oxygène à proximité d’une flamme nue), des mesures alternatives seront envisagées pour maintenir l’accessibilité.
Tous les emplacements Espace iQ sont équipés d’ascenseurs permettant l’accès aux différents étages.

Chiens-guides, animaux d’assistance et chiens de service

Les personnes en situation de handicap accompagnées d’un chien-guide, d’un animal d’assistance ou d’un chien de service sont autorisées à accéder à nos locaux, sauf si la loi l’interdit. En cas de restriction légale, nous proposerons une solution alternative pour garantir l’accessibilité.
Le propriétaire de l’animal est responsable de ses soins et de son comportement en tout temps. Si l’animal ne semble pas être un animal d’assistance de façon évidente, Espace iQ peut demander une preuve, sous l’une des formes suivantes :
    • Une lettre d’un médecin ou d’une infirmière confirmant la nécessité de l’animal d’assistance ;
    • Une carte d’identification valide émise par le procureur général du Canada ;
    • Un certificat délivré par une école de dressage d’animaux d’assistance reconnue.

Personnes de soutien

Les personnes en situation de handicap ayant besoin d’une personne de soutien seront autorisées à accéder aux lieux en sa compagnie. L’accès à leur personne de soutien ne leur sera pas refusé.
Si des renseignements confidentiels doivent être discutés, le consentement sera obtenu de la personne concernée avant de poursuivre la conversation en présence de la personne de soutien.

Avis de perturbation des services

En cas de perturbation planifiée ou imprévue des services, Espace iQ avisera les Membres et invités dans les plus brefs délais. Un avis sera affiché à un endroit bien visible dans les locaux, envoyé par courriel direct et partagé sur le canal Slack des Membres. Cet avis comprendra :
    • Les services touchés ;
    • La raison de la perturbation ;
    • La durée prévue ;
    • Les services ou installations de remplacement disponibles.

Commentaires

Chez Espace iQ, nous visons à dépasser les attentes de tous nos Membres et invités, y compris ceux en situation de handicap. Nous accueillons les commentaires avec reconnaissance.

Les commentaires peuvent être envoyés par courriel à hr@iqoffices.com ou transmis en personne à un gestionnaire sur place, qui les fera suivre à l’équipe des ressources humaines. Un accusé de réception sera envoyé dans un délai de deux (2) jours ouvrables, accompagné des mesures de suivi appropriées si nécessaire.

Formation

Tous les employés, bénévoles et personnes agissant au nom d’Espace iQ recevront une formation sur la prestation de services aux personnes en situation de handicap. Cette formation portera sur :
    • L’objectif de la LAPHO ;
    • Les exigences du Règlement sur les normes d’accessibilité pour les services à la clientèle (Règl. de l’Ont. 429/07) ;
    • La façon d’interagir et de communiquer efficacement avec des personnes ayant divers types de handicaps ;
    • L’aide à apporter aux personnes utilisant des appareils fonctionnels, des chiens-guides, des animaux d’assistance ou des personnes de soutien ;
    • L’utilisation adéquate de l’équipement et des dispositifs mis à disposition dans les lieux pour aider les personnes handicapées ;
    • Les procédures à suivre lorsqu’une personne éprouve des difficultés à accéder à nos biens ou services.

Les nouveaux employés recevront cette formation dans leur première semaine d’emploi. Une formation de rappel sera offerte lorsque les exigences législatives, les politiques ou les procédures seront modifiées.

Un registre de toutes les séances de formation, incluant les noms des employés et les dates de formation, sera conservé.

Disponibilité des documents

Les Membres et invités seront informés de la disponibilité des documents liés aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle. Ces documents seront fournis sur demande dans un format accessible, en fonction des besoins de la personne. Des avis à cet effet seront affichés de façon visible dans les locaux, sur notre site web et par d’autres moyens appropriés.

Coordonnées

Pour toute question, tout commentaire ou toute demande concernant ces politiques, veuillez nous contacter à

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