Reglements

Espaces de travail sûrs  

1. Tous les membres doivent désinfecter les commodités et les espaces partagés avant et après l’utilisation, incluant la machine à café, le distributeur d’eau chaude, le refroidisseur Vivreau, les poignées de réfrigérateur, les robinets, les postes d’impression, etc. Des linguettes désinfectantes sont mises à la disposition des membres à cet effet.  

2. Nous préconisons une politique en matière de rangement du bureau. Les membres du personnel d’Espace iQ et de nettoyage de l’immeuble peuvent ainsi effectuer un nettoyage hebdomadaire complet, et des arrangements de travail flexibles peuvent être mis en place.  

3. Nous invitons les membres à désinfecter régulièrement leur espace de bureau privé, incluant les plans de travail, les chaises, les poignées de porte, les claviers, les souris et les écrans.  

Espaces de travail communs  

4. Ne pas installer d’affiches sur les fenêtres extérieures. Ne pas afficher de contenu illégal, inapproprié ou à caractère menaçant. 

5. Veuillez ne pas placer d'objets personnels, tels que des meubles ou d'autres objets, à l'extérieur de votre suite.

6. Ne pas déplacer les meubles des salles de réunion ou des aires communes dans les bureaux. Les bureaux contiennent déjà quelques meubles et il est possible d’en ajouter d’autres moyennant des frais supplémentaires. 

7. Respecter la propreté générale des espaces publics et privés. Ne pas laisser de déchets dans les cabines, les toilettes, etc. Laisser les espaces partagés dans leur état initial. 

8. Ne pas utiliser la ligne téléphonique de la réception d’Espace iQ comme celle de sa propre entreprise. 

9. Faire attention aux odeurs : ne pas se parfumer outre mesure, car certaines personnes pourraient en être incommodées.

10. Faire attention au fait qu’il s’agit d’un espace partagé : parler à voix basse dans les espaces publics. 

11. Les bureaux des membres sont des espaces privés; les personnes qui ne sont pas membres ou affiliées de l’entreprise des membres ne sont pas autorisées à accéder à ces bureaux. 

12. Respecter la durée réservée des salles de réunion. Ne pas prolonger les réunions; d’autres membres pourraient avoir prévu d’utiliser la salle de réunion par la suite. 

13. Il s'agit d'un espace partagé : n'utilisez pas de blasphèmes, ne faites pas de plaisanteries inappropriées, ne faites pas de remarques sexistes, religieuses ou raciales qui pourraient offenser les autres membres.

14. Les membres qui utilisent un article dont le stock s’épuise (p. ex., la dernière feuille de papier au poste d’impression, la dernière feuille du rouleau de papier hygiénique dans les toilettes ou le dernier gobelet pour le café) sont invités à en informer les membres du personnel afin que personne ne soit incommodé. 

15. Utiliser des écouteurs pour écouter de la musique ou pour visionner des vidéos qui pourraient perturber les autres membres. 

16. Les membres d’Espace iQ doivent veiller au bon comportement de leurs invités. Porter attention à l’état des lieux à la suite de leur visite ou à leur respect des règles de bienséance énumérées ici. 

17. Ne pas occuper les cabines téléphoniques ni les salles de bien-être pendant une période prolongée. Si un membre doit passer plusieurs coups de téléphone consécutifs et qu’il passe la journée entière dans ces espaces partagés, il doit porter attention au fait qu’il s’agit d’espaces auxquels les autres membres ont aussi droit d’accéder. 

18. Il est interdit de fumer ou de vapoter à l’intérieur de l’établissement et sur les terrasses extérieures. 

19. Pendant l'Apéro, les membres et leurs invités doivent se comporter de manière professionnelle et consommer de manière responsable. Lorsqu'ils participent à l'Apéro, les membres et leurs invités sont limités à deux boissons par personne et doivent prendre des dispositions pour voyager en toute sécurité lorsqu'ils quittent le bureau.

20. Ne pas utiliser les espaces de travail communs comme toiles de fond d’une séance photo. 

21. Ne pas laisser d’effets personnels sans surveillance dans les aires communes. 

22. Tout langage inapproprié, abus inutile, traitement hostile, harcèlement sexuel, physique ou émotionnel, ou tout comportement irrespectueux ou menaçant de quelque manière que ce soit envers d'autres membres, leurs invités ou le personnel ne sera pas toléré.

23. Sauf s’il s’agit d’une urgence, ne pas exiger l’attention immédiate du personnel de l’emplacement. Les membres du personnel interviendront rapidement pour résoudre les problèmes des membres, mais ils pourraient aussi être occupés à aider un autre membre avant de pouvoir répondre. Nous méritons tous d’être traités de la même façon. Louer un espace de bureau plus grand qu’un autre n’accorde pas la priorité de services. 

24. Pour organiser un événement dans l’espace de travail, contacter events@iqoffices.com. Il est nécessaire de réserver l’espace pour ce faire. Ceci s’applique également aux séances de tournage ou de photographie dans les aires communes. 

25. Informer le personnel de tout changement lié aux activités. Par exemple, dans le cas de nouveaux membres à l’équipe ou de mises à jour nécessaires aux informations de paiement. 

26. Ne pas utiliser les postes de travail désignés des autres membres. Certains membres paient pour un poste de travail dédié chaque mois. 

27. Si un membre amène ses enfants au travail, il ne doit pas les laisser sans surveillance. Il doit s’assurer qu’ils ne dérangent pas les autres membres. 

28. Ne pas importuner les autres membres par des publications, des messages personnels ou des documents imprimés. Nous comprenons qu’il se peut que ce soit la nature des entreprises des membres, mais cela ne signifie pas que la commercialisation de leur entreprise doit avoir lieu auprès des autres membres. 

29. Ne pas laisser de chèques au comptoir d’accueil sans surveillance. 

30. Ne pas faire de déclarations pouvant nuire à la réputation des autres membres. 

31. Ne pas perturber l’environnement de travail professionnel. 

32. Trier au mieux les articles destinés à la poubelle, au recyclage et au composte dans les bacs appropriés. 

33. Dans le cas de l’emprunt d’un article provenant d’une aire commune, le retourner (p. ex., l’agrafeuse du poste d’impression). 

34. Si un membre mange à un poste d’impression, il doit nettoyer le comptoir de tout résidu liquide ou collant (ceci pourrait endommager les documents des membres s’ils les déposent sur le comptoir). 

Accès à l'échelle nationale 

35. Nous sommes heureux d'offrir un accès national à tous nos membres estimés, ce qui vous permet de travailler de manière transparente dans plusieurs bureaux iQ à travers le pays. 

36. Il n'y a pas de limites techniques à l'accès de nos membres à l'échelle nationale; vous avez la liberté d'utiliser nos espaces là où votre travail vous mène. 

37. Le nombre maximum de visites mensuelles est de quatre par membre. Les membres qui travaillent fréquemment depuis un emplacement spécifique d'Espace iQ peuvent être contactés par notre équipe communautaire afin d’examiner des alternatives adaptées à leurs besoins.

38. Pour garantir le bon déroulement d'une visite dans un autre site d'iQ Offices, nous vous demandons de bien vouloir nous prévenir 24 heures à l'avance en contactant le site que vous prévoyez de visiter par l'intermédiaire de votre équipe communautaire. Cela nous permet de préparer votre arrivée et de vous fournir l'assistance nécessaire. 

39. Dans le cadre de notre offre d'accès à l'échelle nationale, vous pouvez utiliser les espaces de détente dans tous les bureaux d'Espace iQ du lundi au vendredi entre 8h30 et 17h30. 

Espaces de la cuisine  

40. Les lave-vaisselle ne sont pas destinés à un usage personnel.  

41. Retirer les aliments du réfrigérateur chaque vendredi après-midi.  

42. Ranger les ustensiles et la vaisselle de la cuisine tous les jours après utilisation.  

43. Penser aux autres lors des repas. Il s’agit d’un espace partagé : tenter d’apporter des aliments qui ne dégagent pas de fortes odeurs.  

44. Dans le cas d’un dégât de liquide ou d’un bris de verre, nettoyer et en informer le personnel d’Espace iQ – nous tenons à la sécurité de tous les membres.  

45. Ne pas mettre la vaisselle personnelle sale dans les armoires communes.  

46. Ne pas se brosser les dents dans l’évier de la cuisine.  

47. Veuillez placer toute la vaisselle et la verrerie fournies par Espace iQ dans les lave-vaisselle, à moins qu’ils soient en cours de fonctionnement. Veuillez évitez de les laisser dans l’évier ou sur le comptoir dans la cuisine.  

Protocole du Patio 

48. L'équipe communautaire effectuera des tournées régulières dans les patios entre 9h00 et 17h00, du lundi au vendredi. 

49. Tout comme les autres espaces partagés, les patios sont toujours disponibles pour les membres en dehors de ces heures ; cependant, veuillez vous assurer que vous laissez l'espace dans l'état où vous l'avez trouvé (enlevez les déchets, remettez les meubles en place, etc.). 

50. Si les meubles de terrasse sont couverts et que vous souhaitez les retirer temporairement, vous pouvez le faire si le temps le permet, mais vous devez les recouvrir une fois que vous avez terminé. 

51. Les meubles de terrasse seront toujours recouverts à la fermeture le vendredi et lorsque la pluie est annoncée - veuillez respecter cette politique. 

52. Les patios sont des espaces partagés, merci de faire attention à votre volume, car de nombreuses personnes travaillent également dans cet espace et/ou profitent d'une pause. 

53. Il est interdit de fumer ou de vapotter. 

54. Les verres ne sont pas autorisés sur les terrasses. L'équipe communautaire se fera un plaisir de vous fournir des gobelets adaptés à la terrasse. 

55. Nous disposons d'un barbecue que vous pouvez réserver via le portail des membres. Veuillez noter que les barbecues ne peuvent être réservés que pour deux heures à la fois et entre 8h30 et 17h. Si vous souhaitez réserver le patio ou le barbecue en dehors de ces heures, veuillez contacter votre équipe communautaire qui vous mettra en contact avec notre service des événements.  

Confidentialité et sécurité  

56. Tous les invités doivent être pré-enregistrés auprès de notre équipe communautaire iQ au moins 24 heures à l'avance. Veuillez contacter directement l'équipe de votre site pour enregistrer votre invité.

57. Porter une attention aux pratiques commerciales menées dans les espaces partagés. Certaines conversations de nature commerciale devraient avoir lieu en privé.  

58. Ne pas laisser entrer d’inconnus dans l’immeuble ni dans les espaces et les étages de bureau sans communiquer avec le personnel du comptoir d’accueil. Nous tenons à la sécurité et à la confidentialité de l’espace de travail. Ceci est particulièrement important le soir et la fin de semaine.  

59. Ne pas prêter les cartes d’accès ni les porte-clés à télécommande à des personnes qui ne sont pas membres. Si un membre souhaite obtenir un laissez-passer journalier pour un invité, il doit communiquer avec le personnel.  

60. Si vous ne rendez pas votre carte d’accès, des frais de perte/remplacement de $250 vous seront facturés. Consultez notre page Services Complémentaires pour plus de détails sur les frais uniques.  

61. Utiliser Internet de manière responsable et respectueuse. Ne pas participer à des activités en ligne illégales, visiter des sites Web contenant de l’information explicite ou télécharger des fichiers Torrent en utilisant la connexion Internet d’Espace iQ.  

62. Adopter un comportement approprié dans l’espace de travail. Ne pas agir d’une manière destructive pouvant mettre mal à l’aise les autres membres ou le personnel d’Espace iQ dans l’espace de travail.  

Bureaux privés et postes de travail dédiés 

63. Le membre ne peut pas dépasser la capacité de son bureau privé à n’importe quel moment. Espace iQ se reserve le droit de restreindre l’accès si l’occupation physique de l’espace est dépassée.   

64. Ne pas écrire ni utiliser de colle, de gomme adhésive et de ruban adhésif sur le verre givré des murs des bureaux. Ne pas poser d’affiches ou de contenu illégal, inapproprié ou à caractère menaçant.

65. Ne pas utiliser l’espace de bureau à titre d’espace de vie. Ceci inclut, par exemple, passer la nuit au bureau ou dormir dans les aires communes.    

66. Ne pas déplacer les meubles des salles de réunion ou des aires communes dans les bureaux. Les bureaux contiennent déjà quelques meubles et il est possible d’en ajouter d’autres moyennant des frais supplémentaires.    

67. Ne pas peindre les murs des bureaux. Les demandes de modifications de bureau de ce type (p. ex., peinture à tableau blanc) doivent être envoyées au gestionnaire communautaire.    

68. Ne pas apporter d’importantes modifications au réseau sans en aviser le personnel d’Espace iQ (p. ex., configuration d’un circuit personnel, de caméras Nest, etc.).    

69. Les activités menées dans les espaces de travail doivent être de nature légale. Les membres qui prennent part à des activités illégales dans les espaces de travail ne seront aucunement tolérés. Ne pas mener d’activités frauduleuses.    

70. Ne pas installer d’articles dans les bureaux sans l’autorisation écrite du personnel d’Espace iQ. Ceci inclut, par exemple, l’installation d’un coffre-fort sur le mur ou sur le sol. Le bureau doit être remis dans son état d’origine à la résiliation des services. Si des frais sont engagés pour des réparations, ils seront facturés aux membres.    

71. Ne pas allumer de bougies ou tout article à flamme nue dans l’espace de travail.

Bureaux virtuels 

72. Si vous venez chercher votre courrier, vous devrez présenter une pièce d'identité officielle.   

73. Si quelqu'un d'autre vient chercher le courrier en votre nom, vous devez envoyer un courriel à l'équipe communautaire en indiquant le nom complet de la personne tel qu'il apparaît sur sa carte d'identité. Cette personne doit présenter sa pièce d'identité lors de la collecte du courrier. Veuillez informer l'équipe communautaire lorsque cette personne n'est plus autorisée à collecter votre courrier. 

74. Toutes les factures doivent être payées intégralement pour que l'équipe communautaire puisse vous remettre votre courrier.   

75. En tant que membre de bureau virtuel, vous êtes autorisé à utiliser les infrastructures du site pendant 30 minutes après avoir récupéré votre courrier. Si vous souhaitez dépasser ce temps, veuillez contacter l'équipe communautaire pour réserver une salle de réunion ou acheter une passe journalière.   

Protocole des invités

76. Les invités sont ceux qui seront accompagnés par les membres d'Espace iQ (ceux qui ont été intégrés à l'Espace iQ).     

77. Les invités sont ceux qui viennent occasionnellement.

78. Chaque membre d'Espace iQ est autorisé à recevoir un nombre de visiteurs correspondant à la capacité de leur suite, par mois. Cela signifie qu'une suite de bureau ayant 6 postes de travail est autorisée à recevoir 6 visites d'invités au total, par mois. Si vous, en tant que membre d'Espace iQ, avez besoin de plus de visiteurs sur place que la capacité de votre suite ne le permet, vous devez réserver une salle de réunion ou un espace supplémentaire sur place. Vous pouvez coordonner cela directement avec notre équipe communautaire.     

79. Les invités doivent utiliser votre bureau pendant leur séjour - s'ils sont intéressés par l'achat d'une carte journalière pour l'utilisation d'un Espace iQ pour la journée entière, veuillez contacter votre équipe communautaire pour plus de détails sur le processus.     

80. Les invités ne reçoivent pas de cartes d'accèsou de clés et peuvent arriver sur place pendant les heures d'ouverture de la réception.     

81. Tous les invités doivent être pré-enregistrés auprès de notre équipe communautaire iQ au moins 24 heures à l'avance. Veuillez contacter directement l'équipe de votre site pour enregistrer votre invité.     

82. Tous les invités doivent remplir le formulaire d'enregistrement des invités à leur arrivée.     

Protocole sur les Animaux de Compagnie 

83. Veuillez vous adresser à votre Équipe Communautaire pour connaître les directives concernant les animaux de compagnie sur le site, car les politiques peuvent varier d'un endroit à l'autre.    

84. Si vous souhaitez amener votre animal de compagnie dans l'un de nos établissements accueillant les chiens, nous vous demandons de contacter votre équipe communautaire afin d'obtenir le contrat pour chiens. Cet accord contractuel est obligatoire avant d'amener votre chien sur le site.